Email Postfach aufgeräumt – kurzer Erfahrungsbericht

Vor kurzem habe ich den Selbstlernkurs „Endlich geschafft“ von Büro-Kaizen erhalten. Nun möchte ich meine erste Erfahrung damit kurz auf meinem Blog veröffentlichen.

Der Selbstlernkurs ist sehr übersichtlich aufgebaut und auch sehr einfach nachzuvollziehen. Der Kurs teilt sich in die Tools Outlook und OneNote auf und beschreibt die Methoden, die sich im Umgang mit den Programmen im Office Bereich bewährt haben.

Durch die Kombination von mehreren einzel beschriebenen Methoden, konnte ich meinen Posteingang wie folgt aufräumen. Meine Emails werden im Posteingang jeweils einer Kategorie zugewiesen. Die Kategorie könnte z.B. ein Projekt, ein Thema oder eine Abteilung sein. Jede Email wird von mir auch nur einmal geöffnet, gelesen und direkt beantwortet. Lässt sich die Email nicht innerhalb von ein paar Minuten beantworten, erstelle ich direkt eine Outlook Aufgabe und buche anschließend im Outlook Kalender ein Zeitfenster, welches mit der Aufgabe verknüpft ist. Somit ist meine Ressource auch gleich der Aufgabe zugewiesen. Beinhaltet die Email ein ToDo, verfahre ich gleich wie eben beschrieben. Anschließend werden die bearbeiteten Emails direkt per Quick Step in den Archivordner von Outlook verschoben. Somit ist mein Posteingang immer aufgeräumt. Die Emails kann ich später über die integrierte Suche in Outlook und den Kategorien schnell wiederfinden. Meinen Posteingang prüfe ich übrigens 2 mal täglich zu festen Zeiten. Das reicht locker aus um die neuen Emails zu sichten, zu beantworten und Aufgaben abzuleiten.

Als Fazit kann ich nur sagen, dass ich mit der Umsetzung mehrerer Methoden aus dem Selbstlernkurs sofort einen Mehrwert für mich festellen konnte – und zwar ab der ersten Minute der Umsetzung!

Gruß

Euer MARVIN

One thought on “Email Postfach aufgeräumt – kurzer Erfahrungsbericht

  • Hey Marvin,
    der Workflow Email –> Aufgabe –> Termin im Outlook Kalender habe ich auch so realisiert. Super Sache diese Aufgabenvorausplanung, integrierte Wiedervorlage und gleichzeitige Archivierung erledigter Aufgaben. Da kannst Du das Aufbewahren der Emails gleich mit sparen. Der Quickstep Aufgabe aus Email erstellen mit Text/Anlage ist Gold wert. Alles im Blick, alles im Griff.

    Postfachstatus heute 15:00 Uhr = 0

    Bin auf Deinen nächsten Blogeintrag gespannt!

Comments are closed.